Estamos ya en la fase final de la formación sobre Planificación y Gestión de proyectos en la Administración Pública impartida en el MOOC del Instituto Andaluz de Administración Pública. Esta tarea consiste en elaborar un informe final del proyecto planteado como supuesto práctico, en el que se consideren todas las cuestiones a tener en cuenta una vez ejecutado y finalizado:
Entidad:
Instituto de Gestión de
Servicios Sociales (IGSS).
Nombre
del proyecto: GESDEPAND.
Objeto
del proyecto: Aplicativo
informático de gestión electrónica integral del Sistema para la
Autonomía y Atención a la Dependencia en Andalucía.
Jefe
de Proyecto: Jefe/a
del Área de Proyectos del IGSS.
Indicadores:
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Plazo entrega estructura integral del aplicativo: Se ha cumplido el plazo inicial previsto en esta fase del proyecto. Lo que ha permitido que los trabajos de comienzo de desarrollo de los módulos de gestión de cada tipo de procedimiento haya podido comenzar sus trabajos en la fecha prevista inicialmente.
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Plazo entrega módulos: Los módulos de procedimiento de valoración de la situación de dependencia, así como el de elaboración del Programa Individual de Atención (PIA) no han experimentado desviaciones significativas sobre los plazos previstos. Los módulos de revisión, tanto del grado de dependencia como del PIA, han sufrido una desviación considerable con respecto a los plazos previstos, demorándose la entrega debido a cambios normativos realizados en la regulación de estos procedimientos. Los módulos de gestión de plazas, servicios y prestaciones económicas, una vez concluidos han necesitado ser revisados para acomodarlos a los cambios normativos en las condiciones económicas de participación en el coste de servicios, así como en el cálculo del importe de las prestaciones.
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Profesionales formados: Se ha incrementado en un 15% el número de profesionales formados, tanto personal del IGSS como de las Entidades Locales, debido a los refuerzos de personal aprobados para la gestión del Sistema para la Autonomía y Atención a la Dependencia en Andalucía.
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Equipos informáticos renovados: Se han renovado el 100% de los equipos informáticos de los profesionales, para adaptarlos a las nuevas tecnologías de gestión de la información y las comunicaciones empleadas, lo que ha supuesto un incremento del 50% sobre la previsión inicial.
Alcance
del proyecto:
Está
en funcionamiento el conjunto del aplicativo que da soporte integral
a la gestión de los procedimientos del Sistema para la Autonomía y
Atención a la Dependencia en Andalucía, que cumple con las
especificaciones técnicas para conectar con el sistema de gestión
Estatal, habiendo realizado los desarrollos en coordinación con los
técnicos del Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social.
Los
módulos del aplicativo previstos han cumplido con todas las
especificaciones técnicas exigidas en los pliegos de contratación a
la empresa adjudicataria del servicio de consultoría para el
desarrollo. La previsión inicial ha tenido ser modificada, al
producirse innovaciones tecnológicas durante la ejecución del
proyecto, que han tenido un impacto en el propio desarrollo del
aplicativo, así como en el hardware necesario para operar con el
mismo en los puesto de trabajo.
Se
han introducido también cambios no previstos inicialmente en el
desarrollo, que han afectado a los entregables, consistentes en tener
capacidad de desarrollos posteriores para aumentar la interacción
con las personas interesadas en los procedimientos mediante la
posibilidad de hacer gestiones on-line ante la Administración en
este ámbito de políticas públicas.
Los
cambios normativos, que han supuesto modificaciones en los trabajos
de lo diferentes módulos afectados por los nuevos procedimientos
administrativos, han supuesto la consiguiente modificación del Plan
de Formación del proyecto, para adaptar los contenido a la nueva
realidad sobrevenida.
Actividades
del proyecto:
Las
sesiones de trabajo interactivas para recabar las necesidades
técnicas y funcionales del aplicativo con el equipo de
desarrolladores se han realizado de forma presencial, lo que ha
permitido una comunicación directa que ha resultado eficiente de
cara a tener previstas todas las necesidades de gestión del sistema
y de los procedimientos.
Los
trabajos de desarrollo del aplicativo en cuanto a los módulos se han
visto afectados por la programación necesaria, toda vez que se han
producido cambios normativos en alguno de los procedimientos
administrativos. También han tenido impacto en los trabajos las
innovaciones tecnológicas que se han introducido en el sistema
informático para mejorar su eficiencia y adaptación a la nueva
realidad del entorno.
El
testeo del aplicativo antes de su puesta en producción ha tenido
dificultades debido a que ha sido necesario un pilotaje sobre
expedientes concretos, de modo que se aproxime al máximo a la
realidad de trabajo que se espera tras su puesta en funcionamiento
definitiva. Se ha realizado un esfuerzo considerable por parte de las
personas que han trabajado en esta fase de pruebas del aplicativo, en
la que ha sido necesario comprobar que el volcado de datos de los
diversos aplicativos anteriores, se hacía conservando toda la
información de un modo preciso y correcto.
La
formación del personal ha versado sobre el manejo del propio
aplicativo, adecuándola a los nuevos equipos informáticos y
tecnologías innovadoras sobre las que se realizar su funcionamiento.
La
compra de equipos ha sido una carga de trabajo considerable, por
cuanto se ha tenido que realizar procurando interferir al mínimo en
el trabajo de cada unidad administrativa, suponiendo una tarea de
instalación de gran envergadura.
Costes
del proyecto:
Los costes del proyecto han
experimentado una desviación del 15%, debido a los trabajos
adicionales de la empresa consultora contratada para el desarrollo
del aplicativo, teniendo que desarrollar en el módulo de revisión
nuevos trabajos sobre los ya emprendidos por cambios normativos en
los procedimientos. La adaptación a las innovaciones tecnológicas
también han supuesto un incremento de costes, por número de horas
de trabajo sobre las tareas iniciales de desarrollo de la
arquitectura del sistema, así como por la renovación del 100% de
los equipos informáticos no prevista inicialmente. El Plan de
Formación de los profesionales se ha tenido que modificar, con un
aumento de lo costes de elaboración de los materiales y soportes de
formación on-line. Se ha producido un ahorro sobre el presupuesto
inicial, debido a que la mayoría de las sesiones de trabajo con los
servicios provinciales y entidades locales se han realizado por
videoconferencia, evitando desplazamientos y los consiguientes gastos
en dietas.
Recursos
humanos:
El desempeño tanto del equipo de
coordinación, como del resto de unidades implicadas en el mismo ha
sido muy positivo, con una gran implicación en la toma de decisiones
y una actitud siempre proactiva proponiendo soluciones viables ante
cada problemática que fuera apareciendo.
En la fase de desarrollo y de prueba
de los módulos del aplicativo, se han producido algunos conflictos
entre los profesionales de las Administraciones usuarios del sistema
y los técnicos de desarrollo del aplicativo informático de la
empresa contratada. La disonancia entre las necesidades de utilidad
de los aplicativos expresadas por los usuarios y los desarrollos
implementados por los técnicos informáticos, se han debido a
problemas de concreción y definición previa que ha sido necesario
resolver a medida que avanzaba el proyecto, mediante reuniones de
trabajo no previstas inicialmente.
Los cambios normativos han supuesto
un problema, que se ha resuelto con incremento de las sesiones de
trabajo, igualmente no previstas inicialmente en el diseño del
proyecto.
Riesgos:
El
principal riesgo sobrevenido es que se produzcan nuevos cambios en la
normativa reguladora de los procedimientos, para la que se ha creado
un Comité de Seguimiento del proyecto, que supervisará y
planificará con la empresa contratista el mantenimiento
del aplicativo para adaptarlo a las nuevas realidades que vayan
acontenciendo.
Otro
riesgo previsible es que se produzcan cambios tecnológicos que
supongan la necesidad de modificar los equipos informáticos, e
incluso los sistemas informáticos con los que opera el aplicativo.
Esta tarea será también objeto del Comité de Seguimiento.
El
riesgo de ataque del sistema por parte de hackers está previsto
afrontarlo, con un protocolo de seguridad informática implementado
en el conjunto de la organización, para que todos los operadores
colaboren en garantizar el seguro funcionamiento del sistema.
Adquisiciones:
Se
han adquirido el 100% de los nuevos equipos informáticos, lo que ha
tenido como consecuencia la modificación de la planificación de la
logística para su distribución e instalación en todos los centros
de trabajo.
Acciones
correctivas:
Se
ha modificado el Plan de Formación para adaptarlo a los cambios
introducidos en el aplicativo según lo previsto, debido a las
modificaciones normativas y
las innovaciones tecnológicas.
Lecciones
aprendidas:
La
experiencia de ejecución del proyecto nos ha enseñado que es
necesario dedicar más tiempo a la fase de análisis de necesidades y
diseño del aplicativo, sobre todo con una participación de los
Centros Directivos de la Consejería competentes en la materia, con
la finalidad de prever los cambios normativos que estén planificados
desde el comienzo de los trabajos de desarrollo del aplicativo
informático.
Las
especificaciones técnicas y funcionales de lo que se necesita
desarrollar en el aplicativo deben ser minuciosas y con absoluta
claridad, para que el trabajo realizado por los técnicos
informáticos se ajuste con precisión a lo que se está solicitando,
siendo oportuno compartir en equipos mixtos de usuarios e
informáticos el día a día del avance en los desarrollos.
